Kontorsflytt - alla fakta här

Publicerad 2014-01-01

Här presenterar vi information för dig som ska flytta kontor eller företag. Det är ett stort projekt och det finns mycket man måste tänka på. Vilket läge vill du ha, hur stort ska det vara och hur vill du att miljön ska kännas för de anställda?

Foto:: Moodboard - Kvinna sitter i kontorsstol. Tom kontorslokal.


Förändring är positivt! En förändring kan ge upphov till förbättring och nya sätt att se på saker och ting. Att flytta innebär absolut en sådan förändring och är ett gyllene tillfälle att se över och förbättra hela verksamheten. Ut med det gamla och in med det nya och se till att alla känner sig delaktiga.
    
Att flytta hela sin verksamhet är ett stort projekt och det viktigaste är självklart initialt att hitta den rätta lokalen. Lokalen som kommer att ge er de allra bästa förutsättningarna för att skapa något nytt och positivt för just er.
    
När kontraktet väl är påskrivet är det dags att ta tag i nästa process, själva flytten. En process som fungerar bäst om man gör rätt saker i rätt tid. Vår checklista för flyttande företag hjälper er från dörr till dörr.

Vad ska lokalen innehålla?

Ta fram en personallista och kontrollera behovet av yta. Hur många personer ska det nya kontoret rymma? Hur ska ni sitta? Är det effektivast och mest lämpligt med en öppen planlösning, separata rum eller kanske en blandning? Hur stor yta bör varje anställd ha? Riktlinjer man kan gå efter är 10-15 kvm om man sitter i öppen lösning och 15-20 kvm om man sitter i rum.
    
Det är även viktigt att gå igenom övriga utrymmen noga och planera för konferens, om det behövs arkiveringsutrymmen. Hur många toaletter behövs, ska ni satsa på dusch, hur ska kapprummet se ut, ska köket rymma alla anställda eller ska det kunna användas även som mötesrum, hur mycket förrådsyta är ni i behov av, behöver ni ha gästarbetsplatser, vilorum, rökrum, uteplats?
    
Vad som är viktigt är också att tänka långsiktigt, att tänka framåt och planera för hur organisationen kommer att se ut om ett antal år. Ska ni ha en möjlighet att växa i lokalen? Ska ni bygga in flexibilitet?

Miljön för de anställda

Det viktigaste att tänka på är miljön. En bra miljö skapar bra resultat och ett effektivare arbetssätt. Lägg lite extra krut på ljus, ljud och luft, det kommer vara värt det.
    
Inredningen är alltid viktig men du bör också titta på lokalens teknik och säkerhet. Hur ser det ut med bredbandsanslutningen? Kika på ventilationskraven som kan finnas för utrustningen och behöver du förbereda för nätverk och övrig datakommunikation?
    
Vilket läge vill du ha? Är skyltläge viktigt och bör du vara nära vissa nyckelkunder? Finns det ett behov av parkeringsplatser och hur ser övriga kommunikationskrav ut?
    
När kontraktet är påskrivet så ska en flyttansvarig utses. De anställda ska informeras, flytten behöver tidsplaneras och en besiktning behöver beställas av fastighetsägaren.
    
Köp kontorsmöbler i tid och se över alla ytor som kan handla om vilorum, kök, uteplats och kopieringsrum. Inred med eftertanke.

Saker att gå igenom

    - Se över och nyteckna eventuellt avtal (exempelvis elavtalet.)
    - Uppdatera din försäkring
    - Kontrollera att försäkringen gäller under flytten
    - Kontrollera krav från försäkringsbolag och myndighet. Boka IT, tele, datanät
    - Omförhandla eller säg upp avtalen
    - Uppdatera din försäkring
    - Hur ska systemen fungera i verksamheten
    - Kan nuvarande system flyttas
    - Beställ telefonabonnemang och antal linjer
    - Typ av nätverk? Trådlöst eller fast?
    - Från flyttfirma till tryckeri
    - Anlita en flyttfirma
    - Beställ nya visitkort, brevpapper, skyltar m m
    - Inventera befintliga kontorsmaskiner och beställ nya om det behövs
    - Larm och lås
    - Se över säkerheten i den nya lokalen. Vilken typ av lås- och larmsystem behövs enligt försäkringsbolagets och verksamhetens krav?
    
    - Ny adress och posthantering
    - Informera om flytten - både externt och internt
    - Ändra adress
    - Ändra posthanteringsavtal
    

Dela med dina vänner!

Guider - Tips

Senaste nytt

Ekonomi - Juridik

Guider - Tips

Godkännande av cookies

För att ge dig en bättre upplevelse på våra webbplatser använder vi cookies på din enhet och sparar ditt IP-nummer. Genom att fortsätta använda vår webbplats accepterar du att cookies används. Om du inte godkänner eller vill ha mer information kan du läsa mer här.